Положение о внутреннем контроле / Учредительные документы / Компания / АО «Главная дорога»

Утверждено

на заседании Совета директоров

ОАО «Главная дорога»

Протокол № 16

от 23 июля 2010 года

ПОЛОЖЕНИЕ

О ВНУТРЕННЕМ КОНТРОЛЕ ЗА

ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА

«ГЛАВНАЯ ДОРОГА»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о внутреннем контроле за финансово-хозяйственной деятельностью Открытого акционерного общества «Главная дорога» (далее – «Положение») утверждено в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Открытого акционерного общества «Главная дорога» (далее – «Общество»), Кодексом корпоративного поведения, рекомендованного ФКЦБ России.

1.2. Настоящее Положение является внутренним документом Общества, определяющим правила и подходы к обеспечению внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества (далее внутренний контроль).

1.3. Настоящее Положение определяет цели и задачи системы внутреннего контроля, принципы его функционирования, а также органы Общества и лиц, ответственных за осуществление внутреннего контроля.

1.4. Для целей настоящего Положения под внутренним контролем понимается контроль осуществления финансово-хозяйственной деятельности Общества подразделениями и органами управления Общества.

2. Понятие, цели, направления и процедуры внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества

2.1. Внутренний контроль – это система осуществляемых Советом директоров Общества, Ревизионной комиссией (Ревизором) Общества, Комитетом Совета директоров Общества по аудиту, Директором Общества, Службой внутреннего аудита и иными сотрудниками Общества процедур, направленных на обеспечение разумных гарантий достижения Обществом поставленных целей в следующих областях:

- результативность и эффективность хозяйственной деятельности Общества;

- надежность и достоверность всех видов отчетности Общества;

- соблюдение требований нормативных актов и внутренних документов Общества.

2.2. Цели осуществления внутреннего контроля:

диагностирование системы управления, выявление резервов повышения ее эффективности;
обеспечение органов управления и Директора Общества независимым и объективным мнением и рекомендациями по повышению эффективности управления;
обеспечение повсеместного и постоянного контроля финансового состояния, реализации планов финансово-хозяйственной деятельности Общества;
обеспечение сохранности и обоснованности расходования денежных средств и материальных ценностей;
проведение мероприятий по охране имущества;
принятие мер к возмещению причиненного Обществу материального ущерба;
выявление резервов снижения эксплуатационных, сервисных, административных и других затрат;
содействие построению оптимальной организационной структуры Общества;
установление полноты и достоверности бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
выявление крупных сделок и сделок, в совершении которых имеется заинтересованность, оценка процедур их совершения;
выявление сделок, для которых уставом и/или внутренними документами Общества предусмотрен особый порядок их совершения, оценка процедур их совершения;
оценка обоснованности и эффективности инвестиционных проектов;
оперативное выявление, предотвращение и ограничение финансовых и операционных рисков, а также возможных злоупотреблений со стороны должностных лиц;
соблюдение требований действующих нормативных актов и внутренних процедур, установленных в Обществе.

2.3. Направления внутреннего контроля:

- оценка эффективности организационной структуры Общества;

- контроль за основными направлениями финансово-хозяйственной деятельности Общества, анализ результатов указанной деятельности;

- контроль за соблюдением финансовой дисциплины в Обществе и выполнением решений органов управления и должностных лиц Общества;

- обеспечение достаточной уверенности в отношении достоверности финансовой отчетности Общества и соблюдения процедур ее подготовки, а также соблюдения требований ведения бухгалтерского учета в Обществе;

- контроль за исполнением бюджета Общества и его структурных подразделений;

- контроль за соответствием соглашений Общества с третьими лицами финансово-хозяйственным интересам Общества;

- контроль за соответствием внутренних документов и проектов решений органов управления Общества финансово-хозяйственным интересам Общества;

- контроль за использованием инсайдерской информации в соответствии с Положением об инсайдерской информации, утвержденным Советом директоров Общества.

2.4. Процедуры внутреннего контроля:

Под процедурами внутреннего контроля понимается совокупность мер, осуществляемых Ревизионной комиссией (Ревизором) Общества, Комитетом Совета директоров Общества по аудиту, Советом директоров Общества, Директором Общества, Службой внутреннего аудита, иными лицами и специализированными подразделениями, уполномоченными осуществлять внутренний контроль, и направленных на выявление нарушений законодательства и внутренних документов Общества при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности; на оценку эффективности достижения Обществом поставленных целей, а также взаимодействия субъектов внутреннего контроля между собой в процессе реализации процедур внутреннего контроля.

- определение взаимосвязанных и непротиворечивых целей и задач на различных уровнях управления Обществом;

- распределение и делегирование ключевых полномочий и ответственности в Обществе, обеспечение эффективного взаимодействия структурных подразделений и сотрудников Общества;

- выявление и анализ потенциальных рисков, которые могут помешать достижению целей деятельности Общества;

- контроль за соответствие совершенной операции финансово-хозяйственному плану, выявление и совершение нестандартных операций;

- организация системы сбора, обработки и передачи информации, в том числе формирования отчетов и сообщений, содержащих операционную, финансовую и другую информацию о деятельности Общества, а также установление эффективных каналов и средств коммуникации, обеспечивающих вертикальные и горизонтальные связи внутри Общества;

- доведение до всех сотрудников Общества их обязанностей в сфере внутреннего контроля;

- установление эффективной связи Общества с третьими лицами;

- определение критериев и оценка эффективности работы структурных подразделений, должностных лиц и иных сотрудников Общества;

- использование адекватных способов учёта событий, операций и сделок (например, сквозной нумерации);

- проверка сохранности активов;

- обеспечение утверждения и осуществления операций только теми лицами, которые наделены соответствующими полномочиями;

- надлежащее документирование процедур внутреннего контроля;

- распределение ключевых обязанностей между сотрудниками Общества (в том числе обязанностей по одобрению и утверждение операций, учёту операций, выдаче, хранению и получению ресурсов, анализу и проверке операций);

- разграничения доступа членов органов управления и контроля Общества, а также иных сотрудников Общества к определенным ресурсам и информации, установление ответственности за несанкционированный доступ;

- регулярные оценки качества системы внутреннего контроля.

2.5. Внутренний контроль за финансово-хозяйственной деятельностью обеспечивается путем проведения всех видов проверок, ревизий и экспертиз с целью осуществления последующего контроля за производственной и финансово-хозяйственной деятельностью, в процессе которого устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершенных хозяйственных операций, соответствие ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета нормативным актам, а также достоверность учетных и отчетных показателей.

2.6. Ответственность за функционирование системы внутреннего контроля в Обществе несет Директор Общества.

2.7. Совет директоров Общества определяет политику внутреннего контроля и осуществляет регулярную оценку эффективности системы внутреннего контроля.

2.8. В соответствии с Положением о комитете Совета директоров Общества по аудиту Комитет по аудиту осуществляет оценку эффективности системы внутреннего контроля в Обществе (в том числе на основании сообщений и отчетов Службы внутреннего аудита);

2.9. Непосредственная оценка адекватности, достаточности и эффективности системы внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляется отдельным структурным подразделением Общества – Службой внутреннего аудита.

3. Организационная структура и порядок работы Службы внутреннего аудита.

3.1. Служба внутреннего аудита создается на основании приказа Директора Общества.

3.2. Деятельность Службы внутреннего аудита контролируется Советом директоров Общества непосредственно и (или) через Комитет по аудиту.

3.3. Службу внутреннего аудита возглавляет Руководитель.

3.4. Руководитель Службы внутреннего аудита и не менее 2/3 (две третьих) ее сотрудников должны иметь высшее экономическое (финансовое) или юридическое образование.

3.5. Все сотрудники Службы внутреннего аудита должны быть независимы от исполнительных органов и органов управления Общества и не могут входить в состав органов управления и исполнительных органов Общества, являться участниками, генеральным директором (управляющим), членом органов управления или работником юридического лица, конкурирующего с Обществом.

3.6. Руководитель и сотрудники Службы внутреннего аудита должны иметь безупречную деловую репутацию.

Руководителем и сотрудником Службы внутреннего аудита не может быть лицо, имеющее неснятую и непогашенную судимость.

Руководителем и сотрудником Службы внутреннего аудита не может быть лицо, которое признавалось виновным в совершении преступлений в сфере экономической деятельности или преступлений против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления или к которым применялись административные наказания за правонарушения в области предпринимательской деятельности или в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг.

3.7. Руководитель Службы внутреннего аудита:

- распределяет обязанности между сотрудниками Службы внутреннего аудита и организует работу Службы внутреннего аудита;

- созывает и проводит заседания и совещания для обсуждения вопросов, относящихся к компетенции Службы внутреннего аудита;

- запрашивает у органов управления и структурных подразделений Общества документы и информацию, необходимые для проведения процедур внутреннего контроля;

- имеет право беспрепятственного доступа во все помещения проверяемых структурных подразделений Общества;

- вправе получать от сотрудников Общества объяснения и комментарии, необходимые для проведения процедур внутреннего контроля;

- вправе требовать от сотрудников Общества представления информации об исполнении решений органов управления Общества, принятых по итогам проверок и служебных расследований финансово-хозяйственной деятельности Общества;

- по согласованию с Директором Общества вправе привлекать сотрудников иных структурных подразделений Общества к проведению проверок и служебных расследований;

- вносит предложения о применении мер поощрений к сотрудникам Общества;

- вносит предложения по вопросам привлечения к ответственности за допущенные нарушения виновных сотрудников Общества;

- сообщает Совету директоров (Комитету Совета директоров по аудиту) и Директору Общества о нарушениях, выявленных при проведении процедур внутреннего контроля.

3.8. Прочие сотрудники Службы внутреннего аудита осуществляют свою деятельность в соответствии с установленным Руководителем Службы внутреннего аудита распределением обязанностей.

3.9. При проведении процедур внутреннего контроля Служба внутреннего аудита готовит сообщения, заключения, отчеты, рекомендации и иные документы, которые подписывает Руководитель Службы внутреннего аудита.

Указанные документы (в том числе сообщения о выявленных нарушениях) представляются Комитету Совета директоров по аудиту, Директору Общества и лицу, по поручению которого Служба внутреннего аудита проводит соответствующую процедуру внутреннего контроля.

3.10. По требованию Совета директоров (Комитета Совета директоров по аудиту) и Директора Общества Руководитель Службы внутреннего аудита представляет отчеты об итогах работы Службы внутреннего аудита.

3.11. При проведении процедур внутреннего контроля Служба внутреннего аудита взаимодействует с органами управления и структурными подразделениями Общества, получая разъяснения, информацию и документацию, необходимые для проведения процедур внутреннего контроля.

3.12. В своей деятельности Служба внутреннего аудита:

- руководствуется законодательством Российской Федерации, Уставом Общества, Положениями об органах Общества, настоящим Положением, решениями общего собрания акционеров Общества, Совета директоров, приказами, указаниями, распоряжениями, поручениями Директора Общества;

неуклонно соблюдает интересы акционеров и Общества, принимает меры к устранению нарушений производственной и финансовой дисциплины, фактов незаконного и непроизводительного расходования денежных средств и материальных ценностей, недостач, хищений и представления недостоверной отчетности;
соблюдает объективность, оказывает практическую помощь проверяемым подразделениям, филиалам и представительствам с целью повышения эффективности их производственной и финансово-хозяйственной деятельности.

3.13. Обязанности по выявлению и предупреждению любых ошибок, нарушений или злоупотреблений в Обществе возлагаются не только на Службу внутреннего аудита, но и на всех должностных лиц и работников Общества в пределах их должностных обязанностей и компетенции.

4. Функции Службы внутреннего аудита.

4.1. Служба внутреннего аудита создается для осуществления следующих функций:

- контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества;

- контроль за основными направлениями финансово-хозяйственной деятельности Общества, проверка целесообразности совершения нестандартных операций, анализ результатов указанной деятельности;

- контроль за соблюдением финансовой дисциплины в Обществе и выполнением решений органов управления Общества;

- обеспечение достаточной уверенности в отношении достоверности финансовой отчетности Общества и соблюдения процедур её подготовки, а также соблюдения требований ведения бухгалтерского учета в Обществе;

- составление и контроль за исполнением бюджета Общества в целом и его структурных подразделений.

4.2. Для осуществления возложенных на него функций Служба внутреннего аудита проводит следующие процедуры внутреннего контроля:

- организует и проводит проверки и служебные расследования по основным направлениям финансово-хозяйственной деятельности Общества;

- анализирует и обобщает результаты проверок и служебных расследований по основным направлениям финансово-хозяйственной деятельности Общества;

- анализирует эффективность требований, предъявляемых к деятельности структурных подразделений Общества, готовит предложения по их совершенствованию;

- координирует работу структурных подразделений Общества при проведении внутренних контрольных мероприятий;

- осуществляет контроль за устранением нарушений, выявленных в результате проверок и служебных расследований;

- анализирует результаты аудиторских проверок Общества, осуществляет контроль за разработкой и выполнением планов мероприятий, по устранению нарушений, выявленных в ходе аудиторских проверок;

- анализирует результаты исполнения бюджета и разрабатывает мероприятия по контролю за экономической оправданностью расходной части бюджета Общества.

- анализирует внутренние и иные документы Общества, регламентирующую финансово-хозяйственную деятельность Общества, разрабатывает предложения по совершенствованию указанных документов;

- по поручению Директора Общества и/или Совета директоров Общества рассматривает проекты решений органов управления на предмет их соответствия финансово-хозяйственным интересам Общества;

- по поручению Директора Общества и/или Совета директоров Общества рассматривает проекты договоров Общества на предмет их соответствия финансово-хозяйственным интересам Общества;

- по поручению Директора Общества и/или Совета директоров Общества проверяет коммерческие предложения и обоснованность выбора контрагентов по договорам, готовит предложения по выбору контрагентов Общества;

- готовит предложения по совершенствованию процедур внутреннего контроля;

- разрабатывает документы, регламентирующие деятельность Службы внутреннего аудита.

5. Контроль за совершением хозяйственных операций. Нестандартные операции.

5.1. Финансово-хозяйственные операции Общества, осуществляемые в рамках финансово-хозяйственного плана, подлежат последующему контролю Службой внутреннего аудита.

5.2. В течение 5 (пяти) рабочих дней после совершения каждой финансово-хозяйственной операции в Службу внутреннего аудита Общества предоставляются документы и материалы, необходимые и достаточные для обоснованного и однозначного вывода о соответствии проведенной операции финансово-хозяйственному плану Общества и установленному в Обществе порядку совершения такой операции.

5.3. Служба внутреннего аудита проверяет предоставленные документы и материалы на соответствие их процедурам внутреннего контроля, утвержденным настоящим Положением, а также наличие в финансово-хозяйственном плане Общества средств, предусмотренных на совершение определенной хозяйственной операции.

5.4. Операции, выходящие за рамки, установленные финансово-хозяйственным планом Общества (нестандартные операции) требуют предварительного одобрения Совета директоров Общества.

5.5. Служба внутреннего аудита проводит предварительную оценку нестандартной операции. Определяет, почему совершение данной операции не было предусмотрено в финансово-хозяйственном плане, насколько необходимо ее совершение и возможно ли ее отложить.

По результатам анализа каждой нестандартной операции Служба внутреннего аудита готовит рекомендации для Совета директоров Общества относительно целесообразности совершения такой операции. В случае необходимости Служба внутреннего аудита может обратиться за дополнительными разъяснениями к Директору Общества.

5.6. Совет директоров, рассмотрев рекомендации Службы внутреннего аудита, вправе принять решение о проведении нестандартной операции и в случае необходимости внести соответствующие изменения в финансово-хозяйственный план Общества либо запретить Директору Общества совершать нестандартную операцию. При этом такой запрет должен быть мотивирован.